Een goede briefing schrijven voor het ontwikkelen van visuele content

Een goede briefing schrijven, is vandaag de dag een absolute must geworden. Op het moment dat je namelijk visuele content wilt laten ontwikkelen, is het wel de bedoeling dat dit ook goed gebeurt. Dat het eindresultaat tot in detail aan je verwachtingen voldoet.

Als opdrachtgever ligt de verantwoordelijkheid dan bij jou om ervoor te zorgen dat bijvoorbeeld een designer, fotograaf, videomaker of artiest precies weet wat hij of zij moet doen. Zo vergroot je de kans dat het project aan het einde van de rit als geheel een succes blijkt te zijn.

Met die gedachte in het achterhoofd gaan we in dit artikel bespreken hoe een goede briefing schrijven nu precies in z’n werk gaat. Zodoende ben je aan het einde ook zelf in staat om dit voortaan volledig zelfstandig voor elkaar te krijgen.

De voordelen van een goede briefing schrijven

Om de toegevoegde waarde van een goede briefing schrijven nog eens extra aan te stippen, nemen we bij deze eerst de voordelen even langs. Hierdoor zie je namelijk een stuk beter in waarom het de moeite waard is om er aandacht aan te besteden. Het geeft je de motivatie om in de toekomst voortaan altijd een optimaal goede briefing te schrijven.

We hebben het dan over voordelen als;

• Duidelijkheid: Een goede briefing leidt tot duidelijkheid. En dit is precies waar een designer of content creator behoefte aan heeft. Door heel specifiek aan te geven waar je naar op zoek bent, is de kans een stuk groter dat het eindresultaat hierop aansluit. Een designer heeft van zichzelf namelijk misschien een heel ander perspectief op een korte omschrijving van je opdracht. Door niks aan het toeval over te laten, voorkom je dat een designer of content creator te veel een eigen draai geeft aan het ontwerp.
• Focus: Tegelijkertijd zorgt het ook voor focus wanneer je met een duidelijke briefing op de proppen komt. Hierin beschrijf je namelijk heel duidelijk wat de absolute kern is die je over wilt brengen. Wat moet bijvoorbeeld de kernboodschap van een video gaan zijn? Of welke emotie moet een nieuw logo-ontwerp oproepen bij de doelgroep die het voorgeschoteld krijgt? Dankzij deze duidelijkheid weet de persoon die je inhuurt waar je focus op moet komen te liggen en stemt hij of zij het volledige project hierop af.
• Scheelt tijd én geld: Verder scheelt het een hoop tijd en geld. Stel je namelijk eens een scenario voor waarin je niet heel duidelijk bent in de briefing. Er is dan een grote kans dat er flink wat correcties en extra gewerkte uren aan te pas komen. Bovendien moet je bij ieder onderdeel opnieuw uitleggen hoe je het liever anders hebt. Leg je het echter vanaf het begin volledig helder uit? Dan heb je dit probleem niet. Je bespaart jezelf een hoop tijd én geld.
• Geeft meer informatie over designer/content creator: Tot slot levert het ook meer informatie op over de persoon die je inhuurt. Met een zeer gedetailleerde briefing baken je namelijk heel duidelijk af hoe het project eruit moet komen te zien. Is de persoon die je inhuurt heel goed in staat om tot in detail deze opdracht uit te voeren? Dan zegt dit iets over de manier waar hij of zij de klant begrijpt en input weet te vertalen in passende concepten.

Zo is het dus dubbel en dwars de moeite waard om even wat extra tijd en moeite te steken in je briefing. Hier pluk je op een later moment flink de vruchten van.

Waar bestaat een goede briefing uit?

Dan belanden we nu aan bij het belangrijkste onderdeel van deze tekst; de daadwerkelijke inhoud van een volledige, duidelijke briefing. Want hoe ziet deze er nu precies uit?

Een goede briefing herken je aan een aantal vaste elementen die er altijd in verwerkt zitten. Deze verschillende onderdelen zorgen voor de volledigheid van het geheel. Het gaat dan om:

#1: Basisinformatie

De basisinformatie noemen we ook wel de ‘droge’ informatie. Dit bestaat bijvoorbeeld uit:

• De naam van het project
• Een contactpersoon
• Contactgegevens
• Begin- en einddatum

Het is goed mogelijk dat je hier nog wat extra specifieke informatie aan toe wilt voegen. Dit is uiteraard volledig afhankelijk van het betreffende project. In essentie geldt voor een goede briefing eigenlijk altijd het volgende; hoe meer zinvolle informatie, hoe beter.

Qua basisinformatie raden we ook aan om altijd wat achtergrondinformatie van je bedrijf of jou als persoon toe te voegen. Vertel in het kort wie je bent en waar je voor staat. Wat zijn enkele relevante kernwaarden en welke producten/diensten verkoop je?

#2: Doelstelling

Nadat de basisinformatie in orde is, is het belangrijk om de doelstelling van het project als geheel duidelijk te krijgen. Beantwoord vragen als:

• Waarom heb je nieuwe, visuele content nodig?
• Wat hoop je ermee te bereiken?
• Wanneer is het project een succes?

Deze informatie vormt een basis voor de persoon die je inhuurt. Deze persoon weet zodoende namelijk waar je samen naartoe probeert te werken. Opnieuw vergroot dit de kans dat je beiden op één lijn zit.

#3: Doelgroep

Een volgend onmisbaar onderdeel van een goede briefing is het bepalen van de doelgroep. Voor wie is de content die je laat maken bestemd?

Wanneer je dit niet specificeert, leidt dit mogelijk tot aannames van degene die je inhuurt. Deze veronderstelt bijvoorbeeld dat het om dezelfde doelgroep gaat die je nu probeert te bereiken. Echter leidt dit tot 2 mogelijke problemen:

1. De persoon die je inhuurt is onvoldoende op de hoogte van je doelgroep
2. Je probeert juist een nieuwe doelgroep aan te spreken met de nieuwe content

Specificeer daarom heel duidelijk wat je doelgroep is. Denk aan geslacht, leeftijd, (social media) platform, etc.

#4: Sfeerbepaling

Een vierde cruciaal element voor een complete briefing is een duidelijke sfeerbepaling. Met iedere vorm van content straal je namelijk iets uit.

Zo is het een optie om juist luchtig en vrolijk over te komen. Je creëert dan een hele ‘chille’ vibe in de content die je laat maken.

Echter kun je ook volledig de andere kant op gaan. Denk dan aan een stoer, gedurfd en/of extreem gevoel dat je opwekt bij je doelgroep.

Wat hierbij heel erg helpt, is om meer informatie te verschaffen over je huisstijl. Dit doet dan dienst als kader voor je designer om binnen te opereren. Hiermee zorg je ervoor dat het optimaal aansluit op je overige merkuitingen.

#5: Bijzonderheden

Dan is het nu tijd voor de bijzonderheden. Want laten we eerlijk zijn; er zijn eigenlijk altijd wel bepaalde bijzonderheden van toepassing. Ook hiervoor geldt dat ze op verschillende manieren tot uiting komen.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Privacyrichtlijnen
• Toestemming voor bepaalde locaties
• Voorkeuren weersomstandigheden (bijv. bij foto’s of video’s)
• Autonomie van de designer (hoeveel vrijheid voor interpretatie laat je?)

En zo zijn er nog vele andere bijzonderheden te bedenken om rekening mee te houden. Som deze allemaal op en geef deze vanaf het begin duidelijk aan.

#6: Hoeveelheid

Vergeet daarnaast ook niet de hoeveelheid duidelijk af te bakenen. Wat heb je namelijk allemaal precies nodig in welke kwantiteit?

Wanneer je een fotograaf inhuurt, komt dit bijvoorbeeld neer op 8 volledig uitgewerkte foto’s.

Wanneer je een grafisch vormgever inhuurt, komt dit misschien juist neer op 2 of 3 verschillende logo’s om uit te kiezen.

Door duidelijk te zijn over de hoeveelheid, creëert ook dit achteraf geen onnodige problemen. Je krijgt precies de hoeveelheid waar je naar op zoek was.

#7: Kwaliteitseisen

De kwaliteitseisen zijn een cruciaal onderdeel van iedere briefing. Bij een groot aantal vormen van visuele content is de kwaliteit namelijk van doorslaggevend belang. Een logo ontvang je bijvoorbeeld het liefst als vectorbestand, waardoor het onbeperkt uit te vergroten is zonder kwaliteitsverlies. Het laatste wat je namelijk wilt, is dat een ‘ontwerp’ alleen in klein formaat bruikbaar is.

Daarnaast gaan de kwaliteitseisen uiteraard nog veel verder dan het onderwerp alleen. Je hebt in de briefing namelijk ook de optie om duidelijke afspraken te maken over gebruikte middelen, tijdsplanning, etc. Deze zijn allemaal relevant met betrekking tot de kwaliteit van de service zelf én het eindresultaat.

#8: Verantwoordelijkheid

Tot slot nog een klein stukje verantwoordelijkheid. Vergeet bij het schrijven van een briefing niet aan te geven hoe je de verantwoordelijkheid voor je ziet.

Spreek bijvoorbeeld af wanneer iemand aan de bel trekt als er dingen misgaan, uitlopen, etc. Ook met betrekking tot het vooraf besproken budget.

Bespreek wat de consequenties zijn van het eventuele overschrijven van bepaalde afspraken. Zo weten beide partijen precies wie er verantwoordelijk is als een deadline niet wordt gehaald of wanneer iets meer kost dan in eerste instantie gedacht.

Al met al lijkt het er zo dus op dat een briefing een vrij uitgebreid verhaal wordt. En zo vreemd is dat ook niet. Een fotograaf, grafisch ontwerper of een andersoortig visueel ontwerper vindt het over het algemeen juist heel prettig om duidelijke richtlijnen te hebben. En om ook de mogelijkheid te hebben om even terug te lezen wat de precieze wensen waren. De ontwerper zelf wil het namelijk ook liever in 1 of 2 keer goed doen, in plaats van dat er keer na keer wijzigingen nodig gaan zijn om tot een gewenst eindresultaat te komen.

Implementeer daarom stap voor stap de bovenstaande punten en schrijf binnen een mum van tijd een volledige briefing.

Dit artikel is samengesteld in samenwerking met specialist Thomas van der Kuijl